Information Security Audit - Pengenalan Kontrol Aplikasi

1. Apakah kontrol aplikasi?

Kontrol keuangan yang  terkomputerisasi bias melebihi lingkungan IT pada umum nya. Kita juga perlu melihat kontrol dalam masing-masing aplikasi.

Di masa lalu, ketika auditor dihadapkan dengan sistem manual, auditor akan

mencari keberadaan kontrol manual yang memastikan bahwa individu melakukan sebuah  inisiasi
transaksi , resmi, dadiproses secara akurat dan secara manual tercatat dalam

akuntansi buku besar. Hal yang sama berlaku  ketika menggunakan klien yang mengunakan aplikasi terkomputerisasi, yaitu auditor harus mencari kontrol dalam sebuah aplikasi yang memastikan bahwa transaksi benar dimulai, resmi, diproses dan dicatat.

Ketika klien menginstal sistem akuntansi terkomputerisasi kontrol yang mendasari

tujuan dan konsep tetap sama. Semua komputer tidak akan mengubah

sifat risiko. Sistem keuangan terkomputerisasi juga dapat menggabungkan otomatis

kontrol yang tidak memerlukan intervensi manusia. Sebagai contoh, dalam sistem manual

petugas keuangan harus secara manual memeriksa kode rekening pada sebuah jurnal yang  ada. Di sistem aplikasi komputerisasi secara otomatis akan memeriksa bahwa account kode dimasukkan oleh pengguna adalah kode account yang valid. Dimana tidak terjadi kesalahan pesan akan diolah,  dan transaksi tidak dapat diproses sampai yang valid

kode rekening yang dimasukkan.

Tren  terhadap sistem keuangan yang lebih otomatis di mana transaksi

masuk ke dalam sistem pada tahap awal. Di masa lalu transaksi dimulai

di atas kertas, yang benar-benar hanya di atas kertas dan mereka hanya melakukan pencatatan pada komputer hanya pada  sistem di  tahap akhir, misalnya hanya sebelum pembayaran dibuat. Namun dalam sistem saat ini, transaksi dapat secara otomatis dihasilkan atau mereka dapat langsung memasukannya ke dalam sistem oleh pengguna, tanpa harus pengguna pertama mengisi formulir secara manual, misalnya kertas pesanan pembelian.

Aplikasi kontrol tidak hanya mengacu kepada kontrol-kontrol yang dibangun di dalam

aplikasi yang memastikan bahwa transaksi yang sah, tapi juga berlaku transaksi yang

diproses dan direkam sepenuhnya dengan akurat dalam catatan akuntansi.

Aplikasi kontrol juga dapat merujuk pada kontrol manual yang beroperasi di sekitar

Aplikasi lainnya , misalnya petugas entri data membutuhkan formulir entri data harus

Ditandatangani sebelum dimasukkan ke sistem. Aplikasi kontrol dapat dikategorikan

sebagai berikut:

• Kontrol integritas file;
• Kontrol keamanan aplikasi;
• Kontrol input data;
• Kontrol proses;
• Kontrol output; dan 
• Kontrol Masterfile dan standing data.

Dalam beberapa situasi auditor mungkin perlu mempertimbangkan kontrol jaringan dan control komunikasi. Auditor mungkin perlu untuk mengidentifikasi setiap kontrol yang ada untuk memastikan bahwa data transferral lengkap dan akurat

2. Pengguna, Administrator dan pemilik Aplikasi

Biasanya ada tiga jenis user  yang berhubungan dengan aplikasi keuangan :

2.1 Pemilik Applikasi (Application Owner)

Pertama yaitu  pemilik aplikasi yang biasanya bertidak sebagai pemilik aplikasi  biasanya senior. Mereka sering diambil dari tingkat manajemen personalia tertinggi  yang menggunakan sistem ini secara teratur. Misalnya pemilik aplikasi akuntansi keuangan

biasanya dia akan menjadi  kepala keuangan. . Pemilik sebuah sistem saham dan toko

akan menjadi manajer gudang, dan pemilik sistem personil akan

manajer personalia.

Pemilik aplikasi pada dasarnya memiliki tanggung-jawab secara keseluruhan untuk berkontribusi dalam menyiasati strategi sistem untuk membuat  tujuan bisnis. Misalnya manajer keuangan dia bertanggungjawab mengenai biaya dari sistem akuntansi dan akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua transaksi dalam organisasi dicatat sepenuhnya secara akurat.  Dan sampai akhirnya  sistem ini akan menghasilkan output  yang dibutuhkan, misalnya memanajen laporan penjualan, menghabiskanbiaya  vs melakukan penganggaran biaya dll.

Auditor harus memberikan catatan  bahwa konsep pemilik aplikasi tidak selalu jelas bagi klien. Oleh karena itu ketika auditor ingin mengetahui siapa pemilik aplikasi ,

mungkin perlu untuk mengajukan pertanyaan seperti "siapa yang memiliki tanggung jawab penuh untuk hal ini (manajemen senior) untuk memastikan bahwa sistem akuntansi yang beroperasi seperti yang diharapkan?"

Pemilik aplikasi juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem ini digunakan oleh orang yang tepat dan bahwa itu terus beroperasi sebagaimana dimaksudkan. Pemilik aplikasi biasanya seseorang yang  sangat  sibuk  maka dari itu dia tidak memiliki  waktu yang cukup  untuk menjaga dan mengelola sistem dari  hari ke hari.

Oleh karena itu, auditor akan sering menemukan bahwa administrasi harian sistem akan  didelegasikan kepada sebuah  aplikasi atau sistem administrator.

2.2 Administrator Aplikasi

Orang ini akan bertanggung jawab kepada pemilik sistem. Tugas-tugas  yang dilaksanakan oleh administrator sistem meliputi:

·         Menjaga daftar resmi aplikasi pengguna;

·         Menambahkan dan menghapus pengguna dari profil aplikasi keamanan ;

·         Memastikan bahwa departemen IT  telah memiliki data yang mendukung untuk melakukan back up kebijakan;

·         Menyelesaikan permintaan dari pengguna aplikasi;

·         mengidentifikasi, pemantauan dan melaporkan masalah yang signifikan untuk pemilik aplikasi  dan departemen IT;

·         Memegang dan mendistribusikan aplikasi dokumentasi; dan

·         Penghubung: bekerjasama dengan departemen IT pada kinerja sistem, misalnya penyimpanan persyaratan, waktu respon. Administrator juga akan bekerja sama dengan administrator aplikasi lain dan pemasok perangkat lunak lainnya.

2.3 Pengguna sistem biasa

 Ini adalah hal yang paling mudah dilakukan,yaitu pengguna aplikasi. Mereka diberi akses ke bagiansistem yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Pelatihan pada sistem ini terbatas.untukpengguna fungsi yang diperlukan untuk pekerjaan mereka.

Pada dasarnya mereka harus memastikan bahwa mereka tahu bagaimana menggunakan bagian sistem yang berhak mereka gunakan. Mereka memiliki sedikit pengetahuan tentang tugas-tugas sistem administrasi.

Tambahan, BACA JUGA Information Security Audit - Physical and Environment Controls